In deze complete eBoekhouden review laten we jou alle voor- en nadelen zien en bespreken we de kosten, de functionaliteiten, de klantenservice, de gebruiksvriendelijkheid en de klantervaringen van eBoekhouden. In dit uitgebreide artikel geven we je zoveel mogelijk voorbeelden en beantwoorden wij zoveel mogelijk vragen zodat jij een weloverwogen keuze kunt maken.

Wat is e-Boekhouden.nl?

e-Boekhouden.nl is de grootste en bekendste aanbieder van boekhoudprogramma’s in Nederland. Het programma is geschikt voor startende ondernemers, zelfstandigen, Mkb’ers, verenigingen, stichtingen, accountants en ecommerce. Met eBoekhouden kunnen ondernemers hun complete administratie verzorgen en er wordt veel geautomatiseerd. Denk bijvoorbeeld aan automatische bankkoppelingen, het automatisch verwerken van facturen in de boekhouding en het automatisch klaarzetten van de btw-aangifte. Afhankelijk van hoe je eBoekhouden gebruikt, is het één van de goedkoopste boekhoudprogramma’s in Nederland.

Helaas is het niet allemaal rozengeur en maneschijn want er zijn er ook een aantal nadelen. Voor kleine ondernemers is het programma bijvoorbeeld vaak niet gemakkelijk te leren vanwege de vele functies die eBoekhouden biedt en het design is wat verouderd.

Hieronder zie je de belangrijkste voordelen en nadelen op een rijtje.

Wat zijn de kosten van E-boekhouden?

Deze prijzen zijn exclusief btw en de pakketten zijn maandelijks opzegbaar. Bij alle pakketten zitten gratis extra gebruikers (handig voor al wil je je boekhouding laten regelen door een boekhouder) en een helpdesk inbegrepen.

Per pakket kan je één administratie voeren. Als je meerdere administraties wilt voeren, kun je per administratie een pakket afsluiten. Vervolgens kun je de administraties aan elkaar koppelen zodat je deze met één gebruikersnaam kunt benaderen. Met 4 of meer administraties kan je contact opnemen met eBoekhouden voor een goedkoper voorstel.

Daarnaast is de Scan & Herken en Mail & Herken functie van eBoekhouden helaas niet gratis.

Voor de herkenning van inkoopfacturen of bonnetjes van leveranciers betaal je per herkenning één credit. Van eBoekhouden krijg je eenmalig gratis 10 credits en deze staan automatisch op je account als je één van de pakketten afneemt. Daarna heb je de keuze uit de volgende bundels:

Relatief gezien zijn 2000 credits het goedkoopst ( € 0,09 per credit) en 50 credits het duurste ( € 0,25 per credit).

De credits zijn onbeperkt geldig, maar je kunt ze niet terugstorten. Deze credits kun je aanschaffen via het Digitaal Archief (helemaal links onderin in de zijbalk). Onder het kopje automatisch herkennen kan je vervolgens klikken op bestellen en in dit scherm kan je één van de bundels aanschaffen.

De pakketten

Starters

Startende ondernemers kunnen de eerste 15 maanden volledig gratis gebruik maken van eBoekhouden. Dit wordt gerekend vanaf de datum dat je bent ingeschreven bij de KvK. Aan deze gratis proefperiode van 15 maanden zitten geen verplichtingen vast en je ontvangt alle functionaliteiten. Daarnaast word je abonnement na de proefperiode niet automatisch verlengd naar een betaald abonnement. Je kan na deze periode dus zelf kiezen of je van eBoekhouden.nl gebruik wilt blijven maken.

Kleine administraties

Voor ondernemers met kleine administraties zijn de kosten € 9,95 exclusief btw per maand. In dit pakket krijg je maximaal 240 boekingen per boekjaar. Dit zijn omgerekend gemiddeld 20 boekingen per maand. Bovendien kan je gratis onbeperkt factureren. Houd er wel rekening mee dat je slechts één administratie kan voeren en dat je credits aan moet schaffen mocht je gebruik willen maken van de Mail & Herken en Scan & Herken functie. Deze kosten zitten dus niet bij het pakket inbegrepen.

Is dit je eerste keer bij eBoekhouden? Dan kan je het pakket gratis 14 dagen uitproberen zonder verplichtingen.

Onder boekingen vallen alle boekhoudmutaties die je in eBoekhouden invoert:

• Factuur ontvangen
• Factuur versturen
• Factuurbetaling ontvangen
• Factuurbetaling verstuurd
• Geld ontvangen
• Geld uitgegeven
• Memoriaalboeking

Stel je verstuurt een factuur naar de klant via eBoekhouden. Dit wordt gezien als 1 boeking. Vervolgens betaalt de klant je factuur. Het ontvangen van de factuur betaling wordt ook gezien als een boeking. Daarnaast wordt ook het ontvangen geld op je rekening ook gezien als een boeking. In totaal zit je nu dus al op 3 boekingen.

Voor bijvoorbeeld kleine ZZP’ers of interimmers met een vaste opdrachtgever kan dit pakket voldoende zijn. Voor de ondernemers die meerdere opdrachtgevers hebben en een dus wat grotere administratie voeren is dit pakket vaak niet voldoende. Zij kunnen dan het beste voor het standaardpakket kiezen.

Standaard

Voor ondernemers met een wat grotere administratie is het standaard pakket ideaal. in dit pakket ontvang je een onbeperkt aantal boekingen en en onbeperkt aantal facturen. Dit pakket is wel wat duurder dan het pakket voor de kleinere administraties.

De kosten zijn € 14,50 voor het boekhouden en € 9,50 voor het factureren. In totaal kost dit pakket dus € 24 per maand. Houd er wel rekening mee dat je slechts één administratie kan voeren en dat je credits aan moet schaffen mocht je gebruik willen maken van de Mail & Herken en Scan & Herken functie. Deze kosten zitten dus niet bij het pakket inbegrepen.

Is dit je eerste keer bij eBoekhouden? Dan kan je het pakket gratis 14 dagen uitproberen zonder verplichtingen.

Gezien de functionaliteiten die eBoekhouden biedt is € 24 per maand een hele scherpe prijs. Dat maakt eBoekhouden tot één van de goedkoopste boekhoudprogramma’s van Nederland. Hieronder gaan we dieper in op de functionaliteiten.

Welke functionaliteiten biedt eBoekhouden?

Automatisering

• Scan & Herken en Mail & Herken
• Bank koppelen met eBoekhouden
• Btw-aangifte vanuit eBoekhouden
• Terugkerende facturen (abonnementen)
• Koppelingen met externe systemen

Geen tijd om de uitgebreide versie te lezen? Springt direct door naar de app van eBoekhouden

Scan & Herken en Mail & Herken

Het pakket beschikt over twee functies waarmee je makkelijk jouw bonnetjes en facturen kan verwerken in je boekhouding. Let er wel op dat deze functies niet gratis zijn.

Scan & Herken

Met de Scan & Herken kan je een foto maken van jou bonnetje of factuur en uploaden via de app. eBoekhouden herkent automatisch de factuur en vult de meeste gegevens al automatisch voor je in en maakt een boekingsvoorstel.

Geen tijd om de uitgebreide versie te lezen? Springt direct door naar de conclusie.

Factuur of bon inscannen

Om een foto te maken klik je via het dashboard in de app op het groene plusje rechts onderin het scherm. Klik vervolgens op de optie Foto / scan. Maak een foto van de factuur en klik vervolgens op Bestand herkennen. Vink je de optie ‘Bestand herkennen’ niet aan dan kan je de bon of factuur handmatig invoeren en kost het je ook geen credits. Indien gewenst kan je ook een bestandsnaam invoeren

Factuur of bon herkennen en verwerken

Deze foto komt vervolgens in het digitale archief terecht. Helaas is het niet mogelijk om de foto via de app ook gelijk te verwerken in je boekhouding. Hiervoor moet je naar de website gaan op de computer. Open je administratie en klik vervolgens in de zijbalk links onderin onder overig op digitaal archief.

Kan je de foto’s niet goed lezen? Gebruik de ctrl + scroll functie op je computer om in te zoomen.

Over het algemeen gaat het herkennen van de factuur goed, maar helaas niet altijd. In dit voorbeeld gebruikte ik een factuur van Belsimpel van de aanschaf van een mobiel.

Aangezien dit een nieuwe relatie is herkent eBoekhouden deze leverancier niet. Ik moet dus zelf nog een nieuwe relatie aanmaken. Mocht ik in de toekomst nog een factuur van deze leverancier ontvangen dan herkent eBoekhouden deze wel en dan wordt de relatie automatisch ingevuld.

Het bedrag is in dit voorbeeld niet helemaal juist herkend. De totaalprijs van de factuur is € 149,00 inclusief 21% btw. eBoekhouden herkent de factuur echter als € 149,00 inclusief 0% btw.

Daarnaast klopt het boekingsvoorstel ook niet. eBoekhouden stelt voor om deze factuur op de rekening 8000 – omzet groep 1 te boeken. Aangezien dit een inkoopfactuur is zou deze factuur op een kostenrekening geboekt moeten worden.

Je hebt ook de optie om meerdere facturen tegelijkertijd te verwerken door deze te selecteren –> rechtermuisknop –> invoeren als mutatie.

Conclusie

Over het algemeen werkt de Scan & Herken functie van e-boekhouden goed. Het is wel jammer dat deze functie geld kost en dat je de factuur niet via de app in de boekhouding kan verwerken.

Houd er bovendien wel rekening mee dat de foto scherp en perfect gecentreerd moet zijn. Is dat niet het geval dan herkent eBoekhouden de gegevens van de factuur niet goed en klopt het boekingsvoorstel vaak ook niet. Controleer dus altijd goed de factuur voordat je de boeking direct verwerkt in je administratie.

Wat ik wel erg handig vindt is dat je meerdere facturen tegelijkertijd kan verwerken. Hierdoor hoef je niet telkens terug te gaan naar het digitaal archief.

Mail & Herken

Met Mail & Herken laat je je documenten direct naar het digitale archief mailen in plaats van je facturen te uploaden. De gemailde documenten worden automatisch herkend. Je hoeft deze documenten alleen nog maar te controleren en te verwerken in de administratie.

Geen tijd om de uitgebreide versie te lezen? Spring direct door naar de conclusie.

Machtiging geven

Niet iedereen kan zomaar facturen naar je digitaal archief mailen. De facturen kunnen alleen direct worden doorgestuurd naar het archief door een gemachtigde gebruiker of leverancier. Je kan een relatie hiervoor machtigen via de relatiekaart.

Dit doe je als volgt: ga naar relaties –> relaties (linker zijbalk) –> overzicht –> klik op het potloodje naast de relatie die je wilt aanpassen.

Vervolgens opent de relatiekaart. Scrol helemaal naar beneden naar het kopje Mail & Herken. Hier heb je vervolgens twee opties.

Met de bovenste optie ‘Mag facturen mailen naar jouwadministratienummer@e-boekhouden.nl komen de facturen automatisch binnen in je digitaal archief maar worden ze niet automatisch herkend. Omdat ze niet automatisch herkend worden hoef je ook geen credits uit te geven en je kan de factuur vervolgens handmatig invoeren in de administratie. Mocht je de factuur alsnog willen laten herkennen dan kan je dit in het digitaal archief doen door met je rechtermuisknop op de factuur te klikken en vervolgens op ‘Herkennen’.

Met de onderste optie ‘Mag facturen mailen naar jouwadministratienummerherken@e-boekhouden.nl komen de facturen automatisch binnen in je digitaal archief en worden ze automatisch herkend.

Van belang is dat je bij de relatie het e-mailadres invult waarvan hun de facturen naar jou sturen. Krijg je facturen binnen van administratie@voorbeeldbedrijf, maar staat in de relatiekaart als e-mailadres info@voorbeeldbedrijf dan komen de facturen alsnog niet automatisch in je digitaal archief terecht.

Het is helaas niet mogelijk om alle leveranciers automatisch tegelijkertijd te machtigen. Wel kan je natuurlijk ook je eigen persoonlijke e-mailadres machtigen en vervolgens zelf alle binnengekomen mails met facturen van leveranciers doorsturen naar het e-boekhouden e-mailadres. Op deze manier hoef je alleen jezelf te machtigen en kunnen de leveranciers de facturen naar jouw persoonlijke e-mailadres machtigen.

Facturen ontvangen

Deel vervolgens jouw e-mailadres met de leverancier zodat zij facturen naar dit e-mailadres kunnen mailen en dat de facturen automatisch in je digitaal archief terecht komen en/of gelijk worden herkend. De leverancier kan jou de documenten in PDF, JPG, PNG en XML/UBL bestanden opsturen. Er kunnen meerdere documenten in één mail worden verstuurd en de bijlagen mogen een maximale grootte hebben van 5mb.

Een leuk weetje is dat indien er naast een pdf-factuur ook een ubl-bestand aanwezig is in de bijlagen van de naar jou toegezonden mail, dan wordt er voor de herkenning geen credits afgeschreven en is de herkenning dus geheel gratis.

Factuur of bon herkennen en verwerken

Hoe je de factuur of bon vervolgens herkent (als deze al niet automatisch is herkend) en verwerkt, is hetzelfde proces als met de Scan&Herken functie. Hoe dit werkt kan je hier teruglezen.

De conclusie

Met de Mail&Herken functie heb ik persoonlijk nog nooit problemen ondervonden. De factuur wordt perfect herkend en het boekingsvoorstel klopte altijd. De facturen kunnen in velen formaten worden ontvangen en het herkennen van de factuur is zelfs gratis als er naast een pdf-factuur ook een ubl-bestand aanwezig is in de bijlagen van de naar jouw toegezonden mail van de leverancier. Bovendien kunnen er meerdere facturen in één mail worden toegestuurd. Met de Mail&Herken functie kan je meerdere facturen tegelijkertijd verwerken en dat is erg handig.

Het enige nadeel is dat je niet alle leveranciers automatisch een Mail&Herken machtiging kan geven. Mocht je veel leveranciers hebben en pas net gebruik willen maken van deze functie kan dit een tijdrovend proces zijn. Gelukkig is hier wel een oplossing voor door zelf de mails met facturen van de leveranciers door te sturen naar het e-boekhouden e-mailadres.

Bank koppelen met eBoekhouden

Door je bank te koppelen worden je bankafschriften automatisch doorgestuurd naar eBoekhouden. Dit scheelt je heel veel tijd omdat je de afschriften niet meer handmatig hoeft in te voeren. Factuurbetalingen worden overigens automatisch verwerkt in de boekhouding. eBoekhouden heeft met alle grote banken in Nederland een volautomatische koppeling.

Geen tijd om de uitgebreide versie te lezen? Spring direct door naar de conclusie.

Hieronder een lijst van de ondersteunde banken:

• Knab
• Rabobank
• Abn Amro
• Bunq
• Ing
• SNS Bank
• ASN Bank
• RegioBank
• Deutsche Bank
• Van Lanschot
• Triodos Bank

Handmatig importeren bankafschrift

Staat jouw bank hier niet tussen? Dat is geen probleem. Je kunt jouw afschriften bij de bank exporteren en vervolgens in eBoekhouden importeren. Je hoeft jouw afschriften dus niet handmatig in te voeren. Hier zie je hoe je dat doet:

Je kunt de bankgegevens importeren met een mt-940, camT053 of een csv-bestand. Niet alle afschriftregels worden automatisch verwerkt in de boekhouding. Deze kunt u verwerken in hetzelfde scherm waar je het bankafschrift hebt geïmporteerd: Boekhouden –> Invoeren –> Importeren.

Verder kan je ook automatische importregels aanmaken. Hiermee kan je onverwerkte afschriftregels voortaan automatisch laten verwerken in de boekhouding. Dit is handig voor terugkerende posten, zoals de kosten die je betaalt voor je zakelijke bankrekening.

Bank koppelen met eBoekhouden

Eboekhouden rekent zelf geen kosten voor de bankkoppeling, maar het kan wel zijn dat jouw bank hiervoor kosten rekent. Deze kosten liggen gemiddeld rond de € 2,- per maand.

Het proces om je bank te koppelen aan eBoekhouden is per bank verschillend. Op deze website van eBoekhouden.nl vind je alle banken waarmee je kan koppelen. Klik je bank aan en klik vervolgens op ‘Klik hier’ onder in het scherm om een handleiding te downloaden voor het koppelen van jouw bank.

Zodra je de koppeling via jouw bank hebt gelegd, krijg je het volgende scherm te zien:

Rechts op de afbeelding zie je 3 vakjes: ‘Transacties’, ‘Betalen’ en ‘Incasso’

• Transacties: vink deze optie aan als je wilt dat je banktransacties iedere ochtend automatisch in je boekhouding geplaatst en verwerkt worden
• Betalen: vink deze optie aan als je wilt dat je betaalbestanden automatisch vanuit eBoekhouden wilt doorsturen naar je bank.
• Incasso: vink deze optie aan als je wilt dat je incassobestanden automatisch vanuit eBoekhouden wilt doorsturen naar je bank.

De conclusie

Het handmatig importeren van bankafschriften werkt feilloos en veel van de afschriftregels worden automatisch herkend en verwerkt. De onverwerkte regels kan je vanuit hetzelfde scherm direct verwerken. Bovendien kan je van de onverwerkte regels ook automatische importregels maken zodat ze voortaan wel direct verwerkt worden. Het hele proces is erg overzichtelijk en kost weinig tijd.

Deze automatische bankkoppeling scheelt gigantisch veel tijd wanneer je veel mutaties per maand hebt. Je kan daarnaast ook je betaal- en incassobestanden direct versturen naar de bank.

Bij eBoekhouden is de koppeling gratis. Bij enkele concurrenten moet je betalen voor deze functie.

Btw-aangifte vanuit eBoekhouden

eBoekhouden zet al de gegevens die je nodig hebt automatisch voor je klaar in de btw-aangifte. Je hoeft dus niet alles zelf in te vullen. Mocht je nog iets willen veranderen? Dan kan je de btw-aangifte handmatig aanpassen voordat je deze naar de Belastingdienst stuurt. Als alles eenmaal klopt, dan kun je met één druk op de knop de btw-aangifte versturen naar de Belastingdienst. De aangifte kan je vervolgens ook direct betalen via eBoekhouden.

Geen tijd om de uitgebreide versie te lezen? Spring direct door naar de conclusie.

Hoe doe je btw-aangifte?

Zorg ervoor dat je je omzetbelastingnummer hebt ingevuld. Dit kan je vinden onder beheer–> uw account –> uw gegevens. Klik vervolgens op ‘wijzig’ naast uw bedrijfsgegevens. Vul in het vakje OB-nummer uw omzetbelastingnummer in.

Ga naar boekhouden –> aangiftes –> Btw-aangifte. Selecteer vervolgens de periode waarover jij btw-aangifte moet doen. Dit kan per maand, per kwartaal of per jaar zijn. Over welke periode je btw-aangifte moet doen, staat in een brief die je hebt gekregen van de Belastingdienst.

Vervolgens opent je btw-aangifte. Hier zie je dat de gegevens automatisch voor je zijn ingevuld. In dit voorbeeld gebruik ik een voorbeeldadministratie dus alles staat op 0.

De btw aangifte ziet er zo uit:

In de kolom ‘Gegevens van Eerste kwartaal 2023’ zie je de gegevens die automatisch zijn overgenomen uit je administratie. In de rechterkolom ‘Voorgestelde aangifte’ worden deze gegevens automatisch overgenomen. Mocht je iets willen wijzigen dan kan dit in de rechterkolom. Bovendien kan je ook de btw-aangifte opslaan op je computer of uitprinten mocht je dat willen. De aangifte kan je vervolgens verwerken en elektronisch versturen naar de Belastingdienst.

Nu moet je de aangifte nog betalen. Hiervoor ga je naar het scherm boekhouden –> aangiftes –> Verstuurde aangiftes. Hier vind je alle verstuurde aangiftes naar de belastingdienst. Met één druk op de knop kan je nu de aangifte direct betalen met Ideal.

Conclusie

De btw-aangifte via eBoekhouden vind ik een erg handige functie. Alle gegevens zijn automatisch ingevuld wat veel tijd bespaart. Vervolgens kan je ook vanuit eBoekhouden direct betalen aan de Belastingdienst. De omschrijving en het betalingskenmerk zijn automatisch ingevuld dus hier kan je geen fouten in maken. De btw-aangifte is nog nooit zo makkelijk geweest.

Terugkerende facturen

Werk je met abonnementen of lidmaatschappen voor jouw klanten? Dan is het aanmaken van terugkerende facturen ideaal. Je hoeft deze facturen dan niet steeds opnieuw handmatig aan te maken. De periode van het factureren kan bijvoorbeeld per week, maand, kwartaal, halfjaar of per jaar zijn. Bovendien kan je ook een einddatum instellen zodat de factuur na die datum niet meer wordt verstuurd en de facturen kunnen direct worden verwerkt in de boekhouding. In de onderstaande screenshot zie je hoe je een abonnement kan toevoegen.

Na het toevoegen van het abonnement kan je de factuur aanmaken. Je hebt hierbij de optie om de factuur direct te verwerken in de boekhouding.

Na het aanmaken van de terugkerende factuur komt deze te staan in het scherm waar je al je facturen kan terugvinden: factureren –> facturen –> overzicht. In het factuuroverzicht mis ik een icoontje die aangeeft welke facturen terugkerend zijn en welke facturen eenmalig zijn.

Conclusie

Dat er een functie bestaat om terugkerende facturen aan te maken vind ik persoonlijk erg handig. Dit kan veel tijd besparen. Wel is het proces in het begin soms wat omslachtig en onduidelijk.

Bovendien gaat het aanmaken van abonnementen per klant. Heb je dus voor heel veel klanten precies dezelfde abonnementen dan moet je voor elke klant een apart abonnement aanmaken. Het is jammer dat je niet meerdere klanten kan koppelen aan een abonnement. Op deze manier zou je nog meer tijd kunnen besparen.

Daarnaast is het in het factuuroverzicht ook niet duidelijk welke factuur terugkerend of eenmalig is. Om erachter te komen welke factuur terugkerend is, moet je dus terug naar het abonnement overzicht.

Het is een handige functie, maar qua gebruiksvriendelijkheid is er zeker nog ruimte voor verbetering.

Koppelingen met externe systemen

eBoekhouden heeft koppelingen met enorm veel externe systemen. Zo kan je bijvoorbeeld eBoekhouden koppelen aan je webshop, facturatiesystemen, kassasystemen, salarissystemen, rapportagesoftware, incassobureaus urenregistratiesoftware, CRM-systemen en meer. Bijna alle koppelingen met bekende externe partijen staan er wel tussen.

Ook zijn er koppelingen met de overheid en de Belastingdienst. Zo kan je bijvoorbeeld makkelijk relaties toevoegen door te zoeken in het handelsregister en kan je vanuit eBoekhouden je ICP-opgaaf en btw-aangifte regelen.

Dit maakt eBoekhouden één van de meest complete boekhoudsoftware in Nederland. Deze koppelingen besparen vaak enorm veel tijd. Houd er wel rekening mee dat koppelingen met deze externe systemen soms geld kunnen kosten.

Er zijn zoveel externe koppelingen dat we er wel een aparte blog over kunnen schrijven. Daarom verwijzen we je graag door naar de website van eBoekhouden om meer te lezen over de koppelingen die jij nodig hebt.

Facturen, uren en kilometers

Voor veel ZZP’ers is dit de belangrijkste functie. Met eBoekhouden maak je gemakkelijk een factuursjabloon aan en je kunt deze geheel aanpassen naar je eigen huisstijl. Het is ook mogelijk om meerdere factuursjablonen aan te maken. Dit kan handig zijn indien je bijvoorbeeld ook in andere talen wilt factureren of vanaf een andere handelsnaam.

Geen tijd om de uitgebreide versie te lezen? Spring direct door naar de conclusie.

Factuur toevoegen

Het is ook mogelijk om zonder het aanmaken van een factuursjabloon een factuur op te stellen en te versturen. De factuur heeft dan de layout van het standaard sjabloon van eBoekhouden. Om direct een factuur aan te maken, ga naar: factureren –> facturen –> toevoegen

In dit scherm selecteer je een eventuele factuursjabloon, een eventueel e-mailsjabloon voor de mail waarin je de factuur wilt versturen en kies je of je het factuurbedrag wilt incasseren. Het factuurnummer, de factuurdatum en de betalingstermijn worden automatisch bepaald door eBoekhouden. Indien gewenst dan kan je deze velden aanpassen door op ‘meer opties’ te klikken rechts boven in het scherm.

Nadat je de factuur hebt toegevoegd, kan je deze gemakkelijk via eBoekhouden naar de klant mailen. Verstuur je vaak dezelfde mails, dan kan je ook hiervoor een sjabloon aanmaken.

Bovendien kan je klanten online laten betalen via een betaallink. Dit werkt gemakkelijker voor de klant en daarom krijg je ook vaak sneller je factuur uitbetaald. Er worden diverse betaalproviders ondersteund, zoals: iDeal, creditcard en Paypal.

Mocht de klant niet op tijd betalen dan kan je gemakkelijk aanmaningen aanmaken of de factuur doorzetten naar een incassobureau.

Wil je een terugkerende factuur aanmaken? Dan kan je dat hier teruglezen.

Factuursjabloon aanmaken

Mocht je willen factureren in eigen huisstijl dan moet je voor het versturen van je eerste factuur een factuursjabloon aanmaken. In de onderstaande screenshot zie je hoe je dat doet.

Het gehele factuursjabloon is aanpasbaar naar eigen wens. Zo kun je de velden verslepen om op een andere locatie te zetten, aanpassen welke gegevens zijn vermeld op de factuur, een logo toevoegen, kleuren aanpassen en nog veel meer. Het is niet nodig om voor elke relatie het sjabloon aan te passen. De gegevens van de relatie worden automatisch ingevuld op de juiste plek.

Hier zie je een voorbeeld van hoe je factuursjabloon eruit kunt zien. Dit factuursjabloon is redelijk standaard.

Conclusie

Bij veel boekhoudprogramama’s heb je niet zoveel vrijheid met facturen aanpassen zoals je dat hebt bij eBoekhouden. De facturen zijn compleet aan te passen in de eigen huisstijl. Zo kan je bijvoorbeeld al de gegevens, inclusief het logo, op een andere plek zetten, een ander lettertype gebruiken of een andere letterkleur gebruiken. Bovendien kan je onbeperkt nieuwe factuursjablonen aanmaken.

Daarnaast kan je de facturen automatisch laten incasseren of terugkerend maken. Indien de klant niet betaald kan je ook gemakkelijk aanmaningen versturen of de factuur doorzetten naar een incassobureau.

Uren en kilometers registreren

Je kunt je uren gemakkelijk registeren in eBoekhouden. Zo kun jij je uren en kilometers direct aan je klanten factureren. Bovendien kan je door het bijhouden van een urenregistratie aan de Belastingdienst aantonen dat je aan het urencriterium (nog een link van maken) voldoet. In eBoekhouden kun je je uren en kilometers op project, activiteit en medewerker bijhouden.

Geen tijd om de uitgebreide versie te lezen? Spring direct door naar de conclusie.

Project en activiteit toevoegen

Om je uren en kilometers te registreren, moet je eerst een project en/of activiteit aanmaken. Om een project aan te maken: ga naar uren –> configuratie –> Projecten –> klik op toevoegen. In de onderstaande screenshot laten we je zien hoe je een project toevoegt.

Een project kan bijvoorbeeld een tijdelijke opdracht van een klant zijn zoals het aanmaken van een website, marketing campagne starten, het verlenen van zorg, etc. Na het aanmaken van een project kan je een activiteit toevoegen. Ga naar uren –> configuratie –> Activiteiten –> klik op toevoegen. Het volgende scherm opent:

In dit voorbeeld gebruiken we als activiteit het reizen van en naar klanten. Bij de activiteit kan je het bijbehorende km- en uurtarief invullen.

Met de optie facturabel bepaal je of je de uren of kilometers wilt factureren aan de klant. Vervolgens kan je een factuuromschrijving invoeren, de juiste btw-code kiezen en de juiste tegenrekening selecteren. In dit voorbeeld is de juiste rekening 4600 – Kilometervergoeding.

Bied je deze activiteit op het moment aan dan vink je de optie actief aan. Met de optie actief kun je uren schrijven voor deze activiteit.

Uren en kilometers toevoegen

Nu je projecten en activiteiten hebt aangemaakt, kan je uren toewijzen aan deze projecten en activiteiten. Ga naar uren –> uren –> toevoegen –> klik op ‘Toevoegen’.

In dit scherm kan je je gemaakte uren en kilometers registreren op datum. Selecteer de datum, het juiste project en noteer vervolgens hoeveel uren en/of kilometers je hebt gemaakt. Het is handig om ook een opmerking toe te voegen zodat je later kan terug zien waarom je deze uren of kilometers hebt gemaakt.

De gemaakte uren en kilometers komen vervolgens netjes in een overzicht terecht. In dit overzicht kan je de geregistreerde uren en kilometers ook altijd nog aanpassen of verwijderen als je een foutje hebt gemaakt. Indien gewenst kan je de registraties ook exporteren.

Bovendien kan je de uren en kilometers ook altijd filteren. Zo kan je bijvoorbeeld filteren op periode, medewerker project of activiteit. Wil je weten of je aan het urencriterium voldoet? Filter op periode ‘jaar’ en je ziet direct onder het totaal aantal uren of je aan de minimale eis van 1225 uren voldoet.

Uren en kilometers factureren

Om de uren te factureren ga je naar uren –> factureren –> facturen maken. Hier kan je vervolgens de te factureren regels aanvinken. Klik daarna op: ‘Geselecteerde uren en kilometers factureren’. Je hebt ook de optie om de uren en kilometers aan een bestaande factuur toe te voegen.

Alle geselecteerde regels worden automatisch netjes in één factuur verwerkt.

Conclusie

Het registreren van de uren en kilometers is een erg handige functie. Niet alleen bouw je zo een goede administratie op om te voldoen aan het urencriterium, je houdt ook op een overzichtelijke manier bij hoeveel uren en kilometers je aan een activiteit en project hebt besteedt. Vervolgens kan je de gemaakte uren en kilometers gemakkelijk in één keer factureren aan de klant.

Het enige wat we misten is een rittenregistratie. Ja, je kunt de kilometers registreren per activiteit en project, maar voor de Belastingdienst is er meer nodig om te voldoen aan de eisen. Om alle vereisten van de Belastingdienst te bekijken klik dan hier. Gezien al de functionaliteiten die eBoekhouden biedt, is het vreemd dat er geen rittenregistratie wordt aangeboden. Hiervoor zou je dus nog een ander programma of een Excel sjabloon moeten gebruiken.

Andere handige functies

eBoekhouden biedt gigantisch veel functies aan. We hebben de belangrijkste functies voor je behandeld in de vorige hoofdstukken. Er zijn nog meer handige functies, maar we hebben de overige meest handige functies hier voor jou op een rijtje gezet:

• de app van eBoekhouden
• rapportages
• Balans en winst- en verliesrekening
• Offertes maken
• Diverse sjablonen
• Ledenadministratie
• Voorraadadministratie
• Nieuwsbrief sturen
• ICP-opgave
• Bedrijven opzoeken bij de KvK
• Btw-nummers controleren
• Vaste activamodule met automatische afschrijvingen
• Budgetten
• Gebroken boekjaren
• Gratis extra gebruikers
• Gratis toegang voor een accountant of boekhouder

Is eBoekhouden gebruiksvriendelijk?

Om een lang verhaal kort te maken, ja over het algemeen is eBoekhouden erg gebruiksvriendelijk. Het kost echter wel wat tijd om het boekhoudprogramma goed te doorgronden vanwege de vele functies die het aanbiedt. In het begin kan het gebruik van eBoekhouden dus best wel even lastig zijn. Na een paar keer gebruik te maken van het programma wordt al snel duidelijk waar je al de functies kan terugvinden en hoe je deze moet gebruiken.

Een groot voordeel is dat eBoekhouden veel instructievideo’s, handleidingen en zelfs een gratis online cursus aanbiedt zodat je goed gebruik kunt maken van het programma. Is er over het onderwerp dat jij zoekt geen video of handleiding aanwezig? Dan kan je het antwoord vaak terugvinden in de veelgestelde vragen. Je kunt natuurlijk ook contact opnemen met de klantenservice.

De app van e-Boekhouden.nl

Vind je de website te ingewikkeld of gebruik je gewoonweg liever je mobiel? Dan kan je ook gebruik maken van de app van eBoekhouden. Indien je e-boekhouden slechts voor de belangrijkste functies gebruikt, vind ik het programma persoonlijk gebruiksvriendelijker dan de website.

Je kan gemakkelijk inloggen met je vingerafdruk en je hebt de belangrijkste functies bij de hand. Op het dashboard heb je direct inzicht in hoeveel je nog hebt te ontvangen van, of te betalen aan relaties. Bovendien is het design van de app een stuk moderner dan de website en oogt het overzichtelijker.

Via de app kan je gemakkelijk je uren en gereden kilometers registreren, facturen en offertes maken en versturen, relaties toevoegen of wijzigen en je bonnetjes van je aankopen direct uploaden in je administratie. Dat is natuurlijk erg handig al ben je bijvoorbeeld onderweg en je hebt even geen laptop of computer bij de hand. Zo vergeet je ook minder snel om je administratie bij te houden.

Is de klantenservice van eBoekhouden goed?

Om dit te testen heb ik meerdere keren contact opgenomen met eBoekhouden. Gemiddeld duurde het zo’n 15 minuten voordat ik telefonisch te woord werd gestaan. De medewerkers van eBoekhouden zijn erg vriendelijk en hebben duidelijk veel kennis van het programma. Over boekhoudkundige vragen heeft de klantenservice ook voldoende kennis.

Het is ook mogelijk om de vragen per e-mail, sociale media of een chatfunctie te stellen. Je hebt daarmee 24/7 support. Hierop kregen wij gemiddeld binnen 4 uur antwoord.

Ik stelde bijvoorbeeld telefonisch de vraag: ‘wanneer maak ik gebruik van de grootboekrekening ‘verrekeningen’ en wat houdt die rekening precies in?’. Ik stelde deze vraag omdat dit een grootboekrekening is die niet zo vaak wordt gebruikt. Zij vertelden mij dat deze grootboekrekening wordt gebruikt voor het afsluiten van een boekjaar en dat ik de rekening dus waarschijnlijk niet zou hoeven te gebruiken. Zou ik het boekjaar af willen sluiten dan kon ik nogmaals contact met de klantenservice opnemen. Dit antwoord is deels correct. Ja, de grootboekrekening wordt gebruikt voor het afsluiten van een boekjaar, maar de rekening wordt ook gebruikt om bijvoorbeeld factureren te verrekenen met elkaar.

Toegegeven – dit was een lastige vraag en ook zeker een vraag die ze niet dagelijks zullen krijgen en een vraag die jij zelf waarschijnlijk ook nooit hoeft te stellen. Vragen over hoe je bijvoorbeeld een privétransactie verwerkt die je met je zakelijke pas hebt betaald, of hoe een bepaalde functionaliteit in eBoekhouden werkt, konden ze wel goed beantwoorden.

Kortom, de klantenservice reageert erg snel op je vragen en ze kunnen je goed met je vragen helpen. Het is mogelijk om op verschillende manieren contact op te nemen en ze bieden 24/7 support.

De ervaringen met eBoekhouden

De klantervaringen met eBoekhouden zijn over het algemeen heel erg positief. Het boekhoudprogramma heeft op het moment van schrijven 4,5 van de 5 sterren op trustpilot op basis van 1266 reviews.

De meeste positieve ervaringen zijn gebaseerd op de uitstekende klantenservice, de eenvoud van het programma, de vele instructievideo’s die op YouTube te vinden zijn en de automatisering.

De meeste negatieve ervaringen zijn gebaseerd op de snel oplopende kosten van eBoekhouden zodra je boven de 240 boekingen per jaar komt. Daarnaast zijn veel klanten niet op de hoogte van de extra kosten die de Scan & Herken en Mail & Herken functionaliteit met zich mee brengt. Ook wordt er gesproken over slechte koppelingen met Woocommerce.

Onze ervaring

Ook wij zijn erg positief over het programma. Door de grote automatisering kan je veel tijd besparen met je boekhouding en de kosten zijn voor de meeste ZZP’ers erg laag. Bovendien is het programma overzichtelijk en makkelijk in gebruik. Mocht je er niet uitkomen dan kan je altijd de instructievideo’s kijken, de cursus volgen of contact opnemen met de helpdesk.

De helpdesk reageert snel en ze kunnen je met de meeste vragen goed helpen. Ook kan je op verschillende manieren contact opnemen. Dit is natuurlijk erg fijn al heb je een probleem, dat wil je natuurlijk snel opgelost hebben. Soms zijn de wachttijden voor de telefonische helpdesk alleen wel wat langer. Dit ondervonden wij als enige minpuntje van de klantenservice.

We zijn bovendien erg onder de indruk van de factuurmodule van eBoekhouden. De facturen zijn compleet aanpasbaar naar eigen smaak en huisstijl. Dit geeft voor jou als ondernemer een extra professionele uitstraling naar je klanten toe.

Door de vele functionaliteiten is het voor de kleine ZZP’ers soms wel wat onoverzichtelijk. Je gebruikt maar slechts een klein deel van het programma. De positieve kant is natuurlijk wel dat, als je eenmaal groeit, eBoekhouden met je meegroeit.

We vinden het wel jammer dat eBoekhouden extra kosten rekent voor de Scan & Herken en Mail & Herken functie en dat deze kosten bovendien ook nog eens verstopt staan op de website. Vele klanten van eBoekhouden komen zo voor onverwachte verassingen te staan en dit leidt natuurlijk tot negatieve ervaringen met het programma.

Het design van de website is wat verouderd, maar dit ondervonden wij niet perse als storend. Daarentegen ziet het design van de app er juist erg modern uit. Bovendien is de app makkelijk in gebruik en erg handig al wil je onderweg iets aan je administratie toevoegen zodat je het niet vergeet.

Al met al geven wij eBoekhouden 4,5 van de 5 sterren!