U bent net begonnen als ondernemer en u heeft uw eerste klus afgerond. Tijd om uw eerste factuur naar de klant te versturen. Maar welke gegevens zet je nou precies op de factuur? Met deze instructie voldoet u aan alle eisen van de Belastingdienst.

In dit artikel leg ik u precies uit hoe u een factuur opstelt en verstuurt en aan welke eisen deze moet voldoen.

Bij Werk van Erk krijgt u een gratis factuursjabloon bij het premium-abonnement.

Wat moet er op de factuur staan?

Naam en adres van de klant

U moet uw bedrijfsnaam en het volledige adres op de factuur vermelden.  Zorg er ook voor dat de (bedrijfs)naam en het volledige adres van de klant duidelijk op de factuur vermeld staat.

Alleen een postbusnummer als adres is niet voldoende. Zorg ervoor dat de straat, huisnummer, postcode en plaatsnaam vermeld staan.

Voorbeeld van een volledige adresnotatie:

Dotterbloem 26

2959GD Streefkerk

Uw KvK-nummer

Het KVK-nummer heeft u ontvangen bij de inschrijving van uw onderneming bij de Kamer van Koophandel. Deze kunt u ook altijd opzoeken op de site van de KVK als u zoekt op de naam van de onderneming. Zo kunt u het KVK-nummer van de klant controleren, of uw eigen KVK-nummer opzoeken wanneer u deze kwijt bent.

Voorbeeld KVK-nummer: 87965666

Uw btw-nummer

Het btw-nummer (btw-identificatienummer) heeft u ontvangen bij de inschrijving van uw onderneming bij de Kamer van Koophandel.

Bent u uw btw-nummer kwijt? Dan kunt u die ook altijd terugvinden in Mijn Belastingdienst Zakelijk onder het kopje btw (omzetbelasting). Het btw-nummer van de klant kunt u controleren op de site van de Europese Commissie.

Voorbeeld btw-nummer: NL004514611B59

Uw betalingsgegevens

Vermeld uw IBAN-nummer op de factuur zodat de klant het geld naar u kan overmaken. Voor een overzichtelijke administratie is het handig dat dit een zakelijke IBAN is zodat privé- en zakelijke transacties met elkaar gescheiden blijven.

Een factuurnummer

Vermeld een factuurnummer op de factuur. Zorg ervoor dat de factuurnummering van uw facturen doorlopend zijn en dat u dus nooit twee keer factureert met hetzelfde factuurnummer. Op deze manier is het makkelijk om al de facturen terug te vinden in de administratie en het is tevens verplicht door de Belastingdienst.

Voorbeeld:

U bent net begonnen met ondernemen en u stuurt uw eerste factuur naar de klant. Laten we als voorbeeld nemen dat u de factuur stuurt voor uw geleverde diensten over de maand juli. Op deze eerste factuur noem je het factuurnummer: F0001.

Een maand later stuurt u een factuur over uw geleverde diensten over de maand augustus. Het factuurnummer F0001 kunt u niet meer gebruiken omdat u deze al heeft gebruikt over de maand juli. De factuur voor uw geleverde diensten over de maand augustus geeft u dus het factuurnummer F0002.

Een factuurdatum

Dit is de datum waarop je de factuur uitreikt (verzendt). Verstuurt u de factuur naar de klant op 01 juli 2023? Dan is de factuurdatum 01-07-2023 en dit vermeldt u op de factuur.

Een betalingstermijn en/of vervaldatum

Een betalingstermijn is de termijn waarin de klant uw factuur moet voldoen. De vervaldatum is de datum waarop de factuur uiterlijk voldaan moet zijn door de klant. De vervaldatum is dus de laatste dag van de betalingstermijn. De maximale betalingstermijn is 30 dagen. U kunt ervoor kiezen om een kortere betalingstermijn, zoals 14 dagen, te hanteren. Het voordeel hiervan is dat u uw geld sneller uitbetaald krijgt.

Voorbeeld:

U heeft uw factuur verzonden naar de klant op 1 juli 2023. U heeft daarom als factuurdatum 01-07-2023 op de factuur vermeld. In een contract heeft u met de klant afgesproken dat u een betalingstermijn van 14 dagen hanteert. In dit geval is de vervaldatum (de datum waarop de klant de factuur voldaan moet hebben) 15-07-2023.

De producten of diensten die u levert

Op de factuur moet omschreven staan wat voor producten of diensten u levert en hoeveel.

Het bedrag en de btw

Vermeld duidelijk op de factuur welk bedrag de klant aan jou verschuldigd is. Vermeld het bedrag zonder btw, het btw-bedrag en het bedrag inclusief btw. Zorg dat je het juiste btw-percentage vermeld dat van toepassing is op de geleverde dienst of product.

Voorbeeld:

U bent een websitebouwer en u heeft aan een klant een website geleverd. De kosten hiervan zijn € 2000,- exclusief btw. Over deze diensten geldt een btw-tarief van 21% btw.

U vermeld op de factuur:

• Bedrag exclusief btw: € 2000
• Btw ( € 2000 * 21%) = € 420
• Bedrag inclusief btw ( € 2000 + € 420) = € 2420

Hoe stel je een factuur op?

Bijna alle facturen worden tegenwoordig digitaal opgesteld. Een factuur opstellen kan in een tekstverwerkingsprogramma zoals Word of Excel, maar kan vaak ook worden opgesteld in een boekhoudprogramma. De factuur hoeft geen schoonheidsprijs te winnen, het is enkel belangrijk dat alle vereisten, zoals vermeld in dit artikel, staan vermeld op de factuur.

Het is handig als je een standaard factuursjabloon hebt zodat je niet elke keer de gehele factuur opnieuw hoeft te maken. Bij Werk van Erk bieden wij een factuursjabloon aan. Indien u interesse heeft in een gratis factuursjabloon neem dan contact met ons op.

Hoe lang moet je de factuur bewaren?

Facturen en bonnetjes moeten in originele staat voor minimaal voor 7 jaar lang bewaard worden. Dit mag zowel op papier als digitaal of beiden. De bewaarplicht is belangrijk voor de Belastingdienst omdat zij de administratie moeten kunnen controleren. Voor facturen van onroerende goederen geldt een bewaartermijn van 10 jaar. Het is handig als u de facturen op volgorde van de factuurnummers bewaart zodat u de facturen snel kunt terugvinden. Daarnaast is het ook handig om uw inkoopfacturen en verkoopfacturen gescheiden te bewaren.

Wat doe je als de factuur te laat betaald wordt?

Vaak is het verstandig om eerst contact op te nemen met de klant. Vraag of de dienst naar wens is geweest en of de factuur klopt, vraag daarna waarom er niet betaald is.

Indien de klant niet reageert of alsnog niet tot betaling overgaat kunt u een betalingsherinnering sturen. De gemiddelde betalingstermijn voor deze betalingsherinnering is 14 dagen.

Mocht de klant dan nog niet betalen, dan kunt u een aanmaning versturen. Ook deze aanmaning heeft een betalingstermijn van 14 dagen. Verwijs in de aanmaning naar de levering en vermeld dat er incassokosten in rekening worden gebracht en/of juridische stappen worden genomen als betaling uitblijft.

Betaalt de klant de factuur daarna nog steeds niet dan kunt u een incassobureau inschakelen.