Een egalisatierekening is een ander woord voor een voorziening die bedoeld is om de kosten gelijkmatig te verdelen over een bepaalde periode. Het is mogelijk om een voorziening te vormen per bedrijfsmiddel. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een onderhoudsvoorziening voor je kantoorpand en/of magazijn. Kosten voor onderhoud kunnen voor grote pieken zorgen in de kosten. Door hier een voorziening voor aan te maken, kunnen de kosten gelijkmatig worden verspreid over de maanden of jaren.

Het bedrag waarvoor je een voorziening aanmaakt hangt af van de hoogte van de kosten en het tijdstip waarop de kosten worden gemaakt. Hiervan moet je dus een redelijke schatting maken. Blijkt dat je achteraf een te hoog bedrag op je voorziening hebt opgenomen? Dan moet het overschot worden opgenomen in de winst. Een belangrijke voorwaarde is dat het gaat om toekomstige uitgaven wegens kosten, en niet om toekomstige aanschaf of verbetering van bedrijfsmiddelen. 

Hoe werkt het boeken op de egalisatierekening?

De toevoeging aan de voorziening wordt als kosten in rubriek 4 geboekt en de werkelijk gemaakte kosten worden in mindering gebracht op de aangemaakte voorziening. We nemen als voorbeeld een bakkerij die ongeveer elke 5 jaar groot onderhoud aan zijn ovens moet laten uitvoeren. De kosten hiervan worden ingeschat op € 15.000 exclusief btw. De bakkerij voegt dan maandelijks toe aan zijn voorziening:
€ 15.000 / 5 jaar / 12 maanden = € 250,-. Elke maand wordt de volgende boeking gemaakt in het memoriaal:

Na precies 5 jaar is de onderhoudsvoorziening € 15.000 en is er in die 5 jaar elke maand € 250 aan onderhoudskosten opgenomen in de winst-en-verliesrekening. De bakkerij laat het onderhoud aan zijn ovens uitvoeren en ontvangt hiervoor een factuur van € 14.000 exclusief btw. Bij ontvangst van de factuur wordt de volgende boeking gemaakt:

In dit voorbeeld is dus gebleken dat de maandelijkse toevoegingen aan de voorziening te hoog zijn geweest. De onderhoudsvoorziening had namelijk een boekwaarde van € 15.000 en de ontvangen factuur bedroeg € 14.000. Het overschot van € 1.000 wordt in dat geval credit geboekt op de kostenrekening 4170 onderhoudskosten en wordt dus in feite opgenomen in de winst.

Nu de eerste factuur voor het onderhoud is ontvangen, is het mogelijk om voor de komende 5 jaar de onderhoudsvoorziening te baseren op de werkelijk gemaakte kosten van € 14.000. De maandelijkse toevoeging wordt nu: € 14.000 / 5 jaar / 12 maanden = € 233,33,-