Het bijhouden van de boekhouding van een onderneming met een zeer klein aantal transacties in een jaar nog mogelijk zonder grootboekrekeningen. Bij meer transacties wordt het al snel onoverzichtelijk. Als oplossing voor dit probleem is ervoor gekozen om de verschillende transacties op grootboekrekeningen te verwerken. Zo zijn er bijvoorbeeld grootboekrekeningen voor verschillende kosten, voor je omzet, je bank, schulden en nog meer. Elke grootboekrekening krijgt een uniek nummer en is dus eigenlijk een verzamelpost voor meerdere van dezelfde transacties. Je kan een grootboekrekening zien als een categorie of label. Ze maken de boekhouding hierdoor een stuk overzichtelijker.
Een voorbeeld: een zzp’er ontvangt een factuur van € 20,- voor zijn webhosting op 1 januari 2024. Deze kosten worden geboekt op de grootboekrekening 4560 websitekosten. De volgende maand, op 1 februari, ontvangt de zzp’er nog een factuur van € 20,- voor zijn webhosting. Ook deze kosten worden geboekt op grootboekrekening 4560 websitekosten. Het saldo van deze grootboekrekening is in februari dus in totaal € 40,-. Hierdoor wordt het meteen overzichtelijk dat je in 2024 in totaal € 40,- aan websitekosten hebt betaald. De kosten voor bijvoorbeeld huur behoren niet tot websitekosten en worden daarom op een andere grootboekrekening geboekt.
Vanuit de grootboekrekeningen wordt jaarlijks een balans en winst-en-verliesrekening opgesteld. Met grootboekrekeningen gaat dit een stuk gemakkelijker, omdat een bepaalde grootboekrekening of aan de balans of aan de winst-en-verliesrekening is gekoppeld. Veel boekhoudprogramma’s kunnen daarom de balans en winst-en-verliesrekening automatisch genereren op basis van de grootboekrekeningen. Zonder het gebruik van grootboekrekeningen zou dit een hele klus zijn.
Grootboekrekeningnummers
De grootboekrekeningnummers zijn als volgt opgebouwd:
- rubrieknummer
- groepsnummer binnen de rubriek
- volgnummer binnen de rubriek
Van de grootboekrekening 4560 websitekosten, is 4 het rubrieknummer, 5 het groepsnummer en 60 het volgnummer.
Rubrieken
Er kan van de volgende rubrieken gebruik gemaakt worden:
| Rubriek | Omschrijving | Balans of winst-en-verliesrekening |
|---|---|---|
| 0 | Vaste activa, eigen vermogen, voorzieningen en langlopende schulden | Balans |
| 1 | Vorderingen, liquide middelen, kortlopende schulden en belastingen en premies | Balans |
| 2 | Tussenrekeningen | Balans |
| 3 | Voorraden | Balans |
| 4 | Kosten | Winst-en-verliesrekening |
| 5 | Indirecte kosten (kostenplaatsen) | Winst-en-verliesrekening |
| 6 | Fabricagerekeningen | Winst-en-verliesrekening |
| 7 | Inkopen | Winst-en-verliesrekening |
| 8 | Omzet | Winst-en-verliesrekening |
| 9 | Overige | Winst-en-verliesrekening |
Groepsnummers
Alle rubrieken zijn weer onder te verdelen in groepsnummers. Een onderverdeling van de rubriek ‘4 kosten’ in groepsnummers ziet er bijvoorbeeld als volgt uit:
40 personeelskosten
41 huisvestingskosten
42 Exploitaite- en machinekosten
43 Kantoorkosten
44 Autokosten
45 Verkoop gerelateerde kosten
46 Algemene kosten
47 Financiele baten en lasten
48 Afschrijvingen
49 Diverse baten en lasten
Volgnummers
Alle groepsnummers zijn onder te verdelen in volgnummers. Een onderverdeling van de groep ’45 verkoop gerelateerde kosten’ ziet er bijvoorbeeld als volgt uit:
4500 Reclames en advertenties
4510 Sponsoring
4520 Reis- en verblijfskosten
4530 Representatiekosten
4540 Relatiegeschenken
4550 Transportkosten
4560 Websitekosten
4590 Overige verkoopkosten
Het grootboekschema
Het grootboekschema is een overzicht van alle grootboekrekeningen. In principe kan elke onderneming zelf bepalen hoe het grootboekrekeningschema wordt ingericht, maar hier zijn wel bepaalde richtlijnen aan verbonden. Het grootboekrekeningschema kan worden bijgehouden aan de hand van het decimaal rekeningstelsel of aan de hand van het referentiegrootboekschema (RGS). RGS heeft een groot voordeel ten opzichte van van het decimaal rekeningstelsel, aangezien gegevens makkelijker kunnen worden uitgewisseld met andere marktpartijen zoals banken, accountants, de KvK en de Belastingdienst.
Voor zzp’ers is echter het standaard grootboekschema van een boekhoudprogramma vaak voldoende. Het standaard grootboekschema in jou boekhoudprogramma kan er heel anders zien dat de rekeningnummers die ik in de voorbeelden hierboven heb beschreven. Je mag het rekeningschema namelijk zelf naar wens inrichten. Als je vragen hebt over welk rekeningnummer jij nou moet gebruiken, kan je het beste contact opnemen met een boekhouder of met de supportdesk van je boekhoudprogramma.
Heb je nog een vraag naar aanleiding van dit artikel? Stel ze gerust in het berichtenvakje hieronder.
