Een memoriaalboeking wordt gebruikt voor het boeken van incidentele boekingen. Dat zijn boekingen die je niet kan wegboeken via een ander dagboek zoals het inkoopboek, verkoopboek, kasboek of bankboek. Het gaat hierbij dus om journaalposten die niet te maken hebben met een inkoop, een verkoop, of een uitgave en ontvangst. Het gaat in de meeste gevallen om een boeking waarvan geen financiële transactie nodig is.

Het memoriaal is, als uitzondering van alle andere dagboeken, een dagboek zonder automatische tegenrekening. Het bankboek heeft bijvoorbeeld een automatische tegenrekening, dit is de rekening bank. Het memoriaalboek heeft dit niet en bij een memoriaalboeking dien je dus zelf een tegenrekening te kiezen.

Voorbeelden waarbij een memoriaalboeking wordt gebruikt

• Afschrijvingen en herwaarderingen op vaste activa
• Jaarafsluiting
• Kosten die betaald zijn met een prive rekening of ontvangsten die zijn ontvangen met een prive rekening
• Kosten en ontvangsten aan de juiste verslagperiode toekennen
• Een factuur met de bijbehorende creditnota salderen
• Afboeken van bepaalde rekeningen zoals de rekening dubieuze debiteuren
• Het uitgeven van aandelen en obligaties
• Het boeken van loonjournaalposten
• Correctieboekingen

En zo zijn er nog meer boekingen waarbij het memoriaal gebruikt wordt. Over het algemeen geldt, dat wanneer een bedrijf groter wordt, er meer memoriaalboekingen gebruikt zullen worden. Een bv heeft dus vaak veel meer memoriaalboekingen dan een zzp’er. We geven je nu enkele voorbeelden van memoriaalboekingen waarmee jij als zzp’er te maken kan krijgen.

Het boeken van afschrijvingskosten in het memoriaal

Stel, je bent een loodgieter en je hebt voor je werkzaamheden een bedrijfsauto nodig. Je koopt deze bedrijfsauto voor € 10.000. Voor bedrijfsauto geldt een standaard afschrijvingsperiode van 5 jaar en een restwaarde van € 0. Elk jaar schrijf je dus € 10.000 / 5 jaar = € 2.000 per jaar af op de bedrijfsauto. De boeking van de afschrijvingskosten maak je elk jaar in het memoriaal als volgt:

Op deze manier worden de totale aanschafkosten van € 10.000 uitgesmeerd over 5 jaar waarbij elk jaar € 2.000 aan kosten in de winst-en-verliesrekening wordt opgenomen. Hiervoor wordt een memoriaalboeking gebruikt omdat er immers niet elk jaar een bedrag van je bankrekening af gaat als kosten voor de bedrijfsauto. Dit is dus een boeking waarvan geen financiële transactie is.

Het boeken van kosten die betaald zijn met de privérekening

We pakken het voorbeeld van hierboven er weer even bij. Op een dag gaat de loodgieter tanken voor € 50 met zijn bedrijfsauto, maar heeft per ongeluk deze kosten met zijn privérekening betaald. De betaling komt dus niet voor in het zakelijke bank- of kasboek en moet dus worden verwerkt in het memoriaal. De betaling van het brandstof bonnetje wordt als volgt in het memoriaal geboekt:

De rekening privé storting wordt gebruikt omdat als het ware een bedrag ten grootte van het tankbonnetje wordt gestort vanuit je privémiddelen in je bedrijf.

Kosten aan de juiste verslagperiode toekennen

De loodgieter betaalt jaarlijks € 120 voor de verzekering van zijn bedrijfsauto. De jaarlijkse kosten worden vooruitbetaald. Bij de betaling worden alle kosten in de boekhouding opgenomen op de dag dat de betaling plaatsvindt. Aangezien de kosten betrekking hebben op heel het jaar en niet slechts de dag dat de betaling plaatsvindt, is het beter om de kosten uit te smeren over het hele jaar. Hiervoor maakt de loodgieter gebruik van de volgende boekingen:

Bij de betaling via de bank wordt de volgende boeking gemaakt in het bankboek:

Om de kosten uit te smeren over heel het jaar maakt de loodgieter elke maand van het jaar de volgende memoriaalboeking aan: