Welke kosten kunt u (zakelijk) aftrekken in uw aangifte inkomstenbelasting? Dat is een belangrijke vraag die veel ondernemers en particulieren stellen. Deze kosten brengen namelijk uw belastbaar inkomen omlaag. Dat houdt in dat er over een lager inkomen belasting wordt berekend en dat bespaart u dus belasting. Welke kosten zijn dan precies aftrekbaar en hoe zit het met kosten die deels voor privé en deels zakelijk worden gebruikt?

Aanloopkosten

Aanloopkosten zijn kosten die je hebt gemaakt voordat je je onderneming was gestart. Dit zijn dus de zakelijke kosten die je hebt gemaakt voordat je ingeschreven stond bij de KvK. Denk hierbij bijvoorbeeld aan kosten voor ingewonnen adviezen of marktverkenning. Zodra je ondernemer bent kan je deze kosten in je aangifte inkomstenbelasting opnemen onder de post ‘voorbelasting’. De kosten neem je exclusief btw op in de aangifte. In bepaalde gevallen mag je de btw die u hebt betaald over deze aanloopkosten ook als voorbelasting aftrekken in uw aangifte omzetbelasting.

Tip: Houd een registratie bij van de uren die u aan de onderneming hebt besteed al voordat u stond ingeschreven als ondernemer. Deze uren kunt u namelijk meetellen voor het urencriterium. Hierdoor komt u mogelijk in aanmerking voor de ondernemersaftrek.

Kamer van Koophandel kosten

Ook de inschrijving in het handelsregister bij de Kamer van Koophandel kunt u als zakelijke kosten aftrekken in uw aangifte inkomstenbelasting. Deze kosten vallen namelijk in feite ook onder de aanloopkosten van uw bedrijf. De inschrijvingskosten bij de KvK bedragen in 2023 € 75 en zijn dus volledig aftrekbaar. Indien je een uittreksel van de KvK hebt aangevraagd dan zijn ook deze kosten aftrekbaar.

Representatiekosten

Representatiekosten zijn kosten die u als ondernemer maakt om uw bedrijf goed te presenteren. U wilt bijvoorbeeld uw netwerk uitbreiden en u bezoekt een conferentie of u neemt een potentiële klant mee uit lunchen. Deze kosten zijn zakelijk aftrekbaar. Ook seminars, studiereizen en relatiegeschenken zijn aftrekbaar, en zo zijn er nog meer kostenposten.

U kunt echter niet het volledige bedrag aan representatiekosten voor rekening van uw onderneming brengen. Er geldt namelijk een drempelbedrag van € 5100 (2023). Het drempelbedrag in 2022 was € 4800.

In plaats van deze drempel mogen ondernemers er ook voor kiezen om 80% van deze kosten af te trekken in hun inkomstenbelasting. De overige 20% komt dus privé voor uw rekening. Indien u ondernemer bent voor de vennootschapsbelasting geldt een zakelijk aftrekbaar percentage van 73,5%.

Zorgkosten

Als u zorgkosten heeft gemaakt die niet vergoed zijn dan kunt u die mogelijk aftrekken in uw aangifte inkomstenbelasting. U kunt de kosten alleen aftrekken als ze hoger zijn dan het drempelbedrag. De hoogte van het drempelbedrag is afhankelijk van uw inkomen en wordt automatisch berekend in uw online aangifte.

Het drempelbedrag voor de zorgkosten zonder een fiscale partner over het jaar 2023 is als volgt:

Drempelinkomen	Drempel
€ 0 tot € 8603	€ 149
€ 8603 tot € 45695	1,65% van het drempelinkomen
€ 45695	€ 753 + 5,75% van het bedrag boven € 45695

Zorgkosten die zijn vergoed door uw zorgverzekeraar of die onder uw eigen risico vallen kunt u niet opnemen in uw aangifte inkomstenbelasting.

Op de site van de Belastingdienst staat er een overzicht van aftrekbare zorgkosten.

Voorbeeld:

Stel u heeft over het jaar 2023 een inkomen gehad van € 30.000,-. In dit jaar heeft u € 2000 aan zorgkosten gemaakt. Van deze € 2000 euro heeft u € 500 euro vergoed gekregen van de zorgverzekering en heeft u € 300 eigen risico moeten betalen. De zorgkosten die u kunt opnemen in uw aangifte inkomstenbelasting zijn: € 2000 – € 500 – € 300 = € 1200.

Welk bedrag van deze € 1200 kunt u aftrekken? Dat wordt berekend aan de hand van uw inkomen.

U verdiende € 30.000,- dus u valt in rij 2 van de tabel. Dat betekent dat het drempelbedrag 1,65% van uw inkomen is. Het drempelbedrag is dan voor u: 1,65% * € 30.000 = € 495.

Dit betekent dat u € 1200 – € 495 = € 705 aan zorgkosten kunt aftrekken in uw aangifte inkomstenbelasting.

Betaalt u geen of weinig belasting? Dan kunt u een tegemoetkoming krijgen voor uw zorgkosten. Betaalt u wel veel belasting, dan valt uw belastbaar inkomen lager uit en betaalt u dus minder belasting.

Een bedrijfsruimte

De kosten die je maakt voor de huur van je bedrijfsruimte zijn bedrijfskosten en zijn dus zakelijk aftrekbaar. Ook de kosten van de verlichting, verwarming en dergelijke zijn aftrekbaar. Indien je een bedrijfsruimte koopt mag je de rentekosten en de aanvraag- en afsluitkosten van je hypotheek zakelijk aftrekken. De aflossing op de hypotheek is niet aftrekbaar. Eventuele waardestijgingen van de bedrijfsruimte moeten bij de winst worden opgeteld.

Een werkruimte in eigen woning

Als er sprake is van een zelfstandige werkruimte of bij voldoende gebruik zijn de kosten voor de inrichting van de werkruimte aftrekbaar. Dit zijn bijvoorbeeld aankoopkosten van stoelen, bureaus, lampen of behang- en schilderwerk. Indien u niet voldoet aan de eisen zijn de kosten voor uw eigen rekening. Wel mag u de btw aftrekken in uw Btw-aangifte, mits de kosten 100% voor zakelijke doeleinden zijn gebruikt. Bekijk het artikel: “Zijn kosten van de werkruimte in eigen woning aftrekbaar?” op mijn profiel onder het kopje uitgelicht om erachter te komen of u de kosten van uw werkruimte mag aftrekken.

Inventaris

Kosten van de inventaris die specifiek aan het beroep verbonden zijn behoren niet tot de inrichtingskosten van een werkruimte en zijn dus zakelijk aftrekbaar. Hierbij kunt u denken archiefkasten, telefoonapparatuur, een tekentafel of computers. Let op dat de kosten alleen in één keer aftrekbaar zijn als de aanschafkosten minder dan € 450 bedragen. Indien de kosten hoger zijn dan € 450,- wordt het beschouwd als een investering en moet u de kosten afschrijven.

Kantoorbenodigdheden

Kantoorbenodigdheden zijn zaken zoals papier, pennen, potloden, paperclips, ordners, visitekaartjes, agenda en dergelijke. De aanschafkosten van een printer en de inktpatronen vallen hier ook onder. Al deze kosten zijn zakelijk aftrekbaar.

Post

Portikosten (kosten voor post) zijn zakelijk aftrekbaar. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het versturen van facturen per post naar de opdrachtgever of het versturen van pakketten namens uw onderneming.

Telefoon

Zakelijke telefoonkosten zijn aftrekbaar voor ondernemers. Zowel de aanschafkosten van de telefoon, de abonnementskosten en de eventuele extra gespreks- en datakosten zijn aftrekbaar. Daarnaast kunt u ook de btw verrekenen met de btw-aangifte (aangifte omzetbelasting).

Indien u zowel zakelijk als privé belt, dan kunt u alleen de kosten van het zakelijke gedeelte aftrekken. Hoeveel u uw abonnement precies zakelijk gebruikt moet u zelf vaststellen en mogelijk ook bewijzen aan de Belastingdienst. Dit hoeft u niet nauwkeurig te bij te houden, maar er wordt wel verwacht dat u een redelijke schatting maakt.

Gelukkig hoeft u hier geen administratie van vast te leggen. Indien de Belastingdienst u om bewijs vraagt, dan kunt u bij uw telefoonprovider uw gesprekshistorie opvragen, of u kunt aan de hand van uw agenda bewijzen dat u de telefoon ook zakelijk gebruikt.

Een voorbeeld:

U bent een hypotheekadviseur en u gebruikt uw telefoon de hele werkdag (8 uur) om klanten te bellen en om zaken online af te handelen. Nadat u klaar bent met werken gaat u uitrusten op de bank en gebruikt u uw telefoon een aantal uur om Candy Crush te spelen. Soms doet u dat 2 uur en soms doet u dat 3 uur. Om het privégebruik van uw telefoon te bepalen op een werkdag neemt u het gemiddelde gebruik. In dit geval dus 2,5 uur. Op zaterdag en zondag gebruikt u de telefoon niet zakelijk, maar slechts voor privé. Op deze dagen gebruikt u uw telefoon gemiddeld voor 4 uur per dag. Soms gebruikt u uw telefoon meer en soms minder, maar dat maakt niet zo veel uit. Het gaat erom dat het een redelijke schatting is.

Alles op een rijtje:

• Per week gebruikt u uw telefoon voor zakelijk gebruik: 8 uur * 5 dagen = 40 uur.
• Per week gebruikt u uw telefoon voor privé gebruik: 2,5 uur * 5 dagen + 4 uur * 2 dagen = 20,5 uur.

Dit houdt in dat u de schatting heeft gemaakt dat u uw telefoon voor ongeveer 65 % zakelijk gebruikt ( 40 / (40+20,5)) en voor 35% privé gebruikt (20,5 / (40+20,5)).

In dit geval kunt u dus 65% van uw telefoonkosten zakelijk aftrekken. De overige 35% is voor uw privérekening en kunt u dus niet opnemen in uw aangifte inkomstenbelasting.

• Gebruikt u uw telefoon voor minder dan 10% zakelijk? Dan zijn alle telefoonkosten voor uw privérekening.
• Gebruikt u uw telefoon voor meer dan 90% zakelijk? Dan zijn alle telefoonkosten zakelijk aftrekbaar.

Computer

Computerkosten zijn bijvoorbeeld accessoires voor de computer of laptop zoals een muis, usb-kabel, harde schijf of beeldschermen. Ook softwarepakketten zoals Microsoft Office of abonnementen voor een betaalde mailprovider zijn aftrekbaar. Hierbij geldt dat u een inschatting moet maken hoeveel u deze producten zakelijk gebruikt. Als voorbeeld: U gebruikt het softwarepakket Microsoft Office op uw laptop en u gebruikt deze laptop ook de helft van de tijd privé? Dan kunt u slechts de helft van deze kosten aftrekken. Let op: de bewijslast ligt bij de ondernemer dus u moet het wel aannemelijk kunnen maken bij de Belastingdienst dat u dit ook daadwerkelijk zakelijk gebruikt.

Internet

Internetkosten zijn in de meeste gevallen zakelijk aftrekbaar als u deze kosten maakt voor uw onderneming. Internetkosten zijn namelijk kosten die worden gemaakt om de onderneming draaiende te houden.

ls een gedeelte van het internet privé wordt gebruikt, dan mag alleen het zakelijke gedeelte worden afgetrokken. Als voorbeeld: gebruikt u het internet voor 50% zakelijk en voor 50% privé? Dan kunt u 50% van de zakelijke kosten aftrekken. De bewijslast ligt bij de ondernemer dus u moet het wel aannemelijk kunnen maken bij de Belastingdienst dat u het internet ook daadwerkelijk zakelijk gebruikt.

• Gebruikt u het internet voor minder dan 10% zakelijk? Dan zijn alle internetkosten voor uw privérekening.
• Gebruikt u het internet voor meer dan 90% zakelijk? Dan zijn alle internetkosten zakelijk aftrekbaar.

Meestal gaat het met internetkosten maar om een paar euro’s die u op jaarbasis kan besparen. Tenzij u het internet voor het merendeel zakelijk gebruikt, kunt u de internetkosten wellicht beter volledig privé voor uw rekening nemen. Indien u namelijk niet duidelijk kunt aantonen dat u het internet ook echt zakelijk gebruikt, dan loopt u risico bij de Belastingdienst.

Reiskosten met openbaar vervoer

Indien u met het ov naar uw werk, of ten behoeve van een nascholing reist, zijn de kosten mogelijk zakelijk aftrekbaar. Hieraan zitten wel enkele voorwaarden aan verbonden. De hoogte van het bedrag hangt af van de reisafstand, het aantal dagen dat u naar uw werk reist en of u een vergoeding van uw opdrachtgever krijgt voor de reiskosten. De maximale reisaftrek voor 2022 is € 2214 en de maximale reisaftrek voor 2023 is € 2354.

Zakelijke reiskosten met eigen auto

Als u een privévervoermiddel gebruikt voor uw zakelijke ritten dan mag u over het jaar 2023 (€ 0,21) per kilometer van uw winst aftrekken, in 2022 was dit € 0,19.

Als u een auto gebruikt om (belaste) omzet mee te behalen kunt u ook de btw over het onderhoud en gebruik aftrekken. Indien u de auto slechts voor woon-werkveer gebruikt dan is de btw over het onderhoud en gebruik niet aftrekbaar. Woon-werkverkeer wordt namelijk als privégebruik beschouwd. Woon-werkverkeer is het heen en weer reizen van de woonplaats naar een vaste werkplaats.

Als bijvoorbeeld een loodgieter reist van zijn huis naar de werkplaats dan is de btw niet zakelijk aftrekbaar. Als de loodgieter vervolgens reist van de werkplaats naar het adres van de klant is dat geen woon-werk verkeer, maar verkeer voor (belaste) omzet en dan is de btw dus wel zakelijk aftrekbaar.

Kosten met auto van de zaak

Indien u een auto van de zaak rijdt en minder dan 500 kilometer op jaarbasis privé rijdt dan kunt u de autokosten volledig zakelijk aftrekken. Rijdt u meer dan 500 kilometer privé in een jaar? Dan moet u voor het privégebruik een bedrag verrekenen. Hoeveel u moet verrekenen hangt af van de waarde van de auto, de CO2-uitstoot en wanneer de auto voor het eerst is toegelaten op de weg.

Ook de aanschaf- en plaatsingskosten van een laadpaal voor een elektrische auto die deel uitmaakt van het ondernemingsvermogen zijn aftrekbaar.

Werkkleding

Werkkleding is kleding die u uitsluitend draagt in het kader van uw onderneming en is volledig zakelijk aftrekbaar. Dit moet blijken uit de uiterlijke kenmerken van de kleding, zoals een bedrijfslogo. Bijvoorbeeld een uniform, overall, aktetas of schoenen met een stalen neus worden ook als werkkleding aangemerkt en zijn ook zakelijk aftrekbaar.

Studiekosten

Studiekosten zijn zakelijk aftrekbaar indien u deze kosten maakt in het belang van uw onderneming. Daarnaast mogen dit ook alleen kosten zijn die u maakt om uw bestaande vakkennis op peil te houden. Kosten die u maakt om nieuwe kennis te verwerven zijn niet aftrekbaar.

Vakliteratuur

Vakliteratuur is volledig zakelijk aftrekbaar. Denk hierbij aan een tijdschrift die aansluit op uw onderneming. Werkt u bijvoorbeeld in de financiële sector dan zijn de kosten die u maakt voor het Financieel Dagblad aftrekbaar. Ook kunt u mogelijk kosten voor boeken die betrekking hebben op uw sector zakelijk aftrekken.

Pensioen

Als u als ondernemer verplicht deelneemt aan een beroepspensioenfonds dan kunt u de pensioenpremie zakelijk aftrekken. Huisartsen en verloskundigen hebben bijvoorbeeld zo’n verplichte deelname in een beroepspensioenfonds. Ook de vrijwillige aanvulling op het pensioenfonds kunt u zakelijk aftrekken. Een voorwaarde is wel dat uw pensioenopbouw niet hoger mag zijn dan 1,875% van een pensioengevend inkomen van € 128.810 (2023).

Verzekeringen

De premies die u betaalt voor uw zakelijke verzekeringen zijn aftrekbaar. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een beroepsaansprakelijkheidsverzekering of een arbeidsongeschiktheidsverzekering. Verzekeringen die losstaan van uw onderneming kunt u niet zakelijk aftrekken.

Renteleningen

Als u een lening heeft lopen bij een bank of familielid kunt u de rente die u over deze lening voldoet zakelijk aftrekken. Deze lening moet natuurlijk wel betrekking hebben op uw onderneming. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een lening om uw onderneming te kunnen starten of draaiende te kunnen houden.

Boekhoudkosten

Boekhoudkosten vormen een onvermijdelijk onderdeel van het runnen van een bedrijf. Het bijhouden van nauwkeurige financiële gegevens en het opstellen van gedetailleerde jaarrekeningen zijn essentieel voor het beheren van de financiën van een bedrijf en het voldoen aan wettelijke vereisten. Gelukkig kunnen deze boekhoudkosten worden beschouwd als zakelijke kosten.

Deze boekhoudkosten kunnen verschillende aspecten omvatten, zoals het inhuren van een boekhouder, het gebruik van boekhoudsoftware, het opstellen van jaarrekeningen, het doen van financiële rapportages, het uitvoeren van audits en het opzetten van een administratie.