Welke zakelijke kosten mag je aftrekken als ZZP'er?

"Mag ik dit aftrekken?" is de vraag die ik het vaakst krijg. Het antwoord is bijna nooit een simpel ja of nee: sommige kosten mag je volledig aftrekken, andere maar deels, en een aantal helemaal niet. In dit artikel loop ik de belangrijkste categorieën langs, met de bedragen van 2026.

De hoofdregel in één zin

Kosten zijn aftrekbaar als ze zakelijk zijn en binnen redelijke grenzen blijven. Ze moeten zijn gemaakt voor het belang van je onderneming.

Je bent daarbij vrij in wat je uitgeeft. De Belastingdienst bemoeit zich niet met je keuzes — behalve als de kosten buitensporig hoog zijn vergeleken met wat je onderneming ermee opschiet.

Naast je kosten zijn er nog aftrekposten die los daarvan gelden, zoals de zelfstandigenaftrek. Die twee stapelen: eerst trek je je kosten af, daarna de ondernemersaftrek.

Het lastige zit in de kosten die zowel zakelijk als privé zijn. Die heten gemengde kostenBegripKosten met zowel een zakelijk als een privékarakter, zoals eten, representatie en congressen. Daarvoor geldt een aftrekbeperking., en daarvoor gelden aparte regels.

Wat je volledig mag aftrekken

Deze kosten zijn voor 100% aftrekbaar:

• Huur van bedrijfsruimte en de inrichting daarvan
• Inschrijving bij de Kamer van Koophandel
• Kantoorbenodigdheden, briefpapier, software
• Verzekeringen die met je onderneming te maken hebben
• Werkkleding die aan de eisen voldoet
• Administratiekosten
• Reiskosten met openbaar vervoer, taxi of vliegtuig
• Vakliteratuur

Gemengde kosten: eten, representatie, congressen

Hier begint het rekenwerk. Voor drie categorieën geldt een beperking:

• Voedsel, drank en genotmiddelen — de lunch met een klant, een etentje met een relatie
• Representatie — recepties, feestelijke bijeenkomsten, vermaak
• Congressen, seminars, studiereizen en dergelijke

De redenering van de wetgever: van zulke uitgaven heb je zelf ook plezier. Daarom is niet alles aftrekbaar.

De keuze: drempel van €5.700 of 80% aftrekken

Voor die gemengde kosten mag je zelf kiezen welke methode je gebruikt. Je bepaalt dat bij je aangifte.

Methode 1: de vaste drempel

De eerste €5.700 aan gemengde kosten is niet aftrekbaar. Alles daarboven wel, voor 100%.

Maak je €7.000 aan zulke kosten, dan trek je €1.300 af.

Methode 2: 80% aftrekken

In plaats van de drempel mag je 80% van je gemengde kosten aftrekken, zonder drempel.

Bij €7.000 aan kosten trek je dan €5.600 af — flink meer dan met methode 1.

Voor de reis- en verblijfkosten bij congressen geldt daarnaast een maximum van €1.500 — tenzij het bijwonen echt noodzakelijk was voor je werk.

Werkkleding: de 70 cm²-regel

Gewone kleding is nooit aftrekbaar. Ook niet als je hem alleen voor je werk draagt, ook niet als het een pak is dat je privé nooit zou aantrekken.

Werkkleding wél. Dat is kleding die je vrijwel alleen voor je onderneming kunt dragen:

• Een uniform, overall of veiligheidskleding — die is zonder meer aftrekbaar.
• Kleding die je óók privé zou kunnen dragen, is alleen aftrekbaar met een beeldmerk van minimaal 70 cm² dat naar je onderneming verwijst.

70 cm² is ongeveer 8 bij 9 centimeter. Een klein borstlogo haalt dat niet.

Reiskosten: €0,25 per kilometer

Rijd je zakelijk met je privéauto, dan trek je €0,25 per kilometer af (2026). Dat is een vast bedrag, ongeacht wat je auto werkelijk kost. Twijfel je of je de auto beter op de zaak kunt zetten? Dat lees je in auto van de zaak of privé.

Reis je met de trein, bus, taxi of het vliegtuig, dan zijn de werkelijke kosten voor 100% aftrekbaar.

Woon-werkverkeer telt hierbij als zakelijk — je mag die kilometers dus gewoon meerekenen.

Wat je nooit mag aftrekken

• Gewone kleding en persoonlijke verzorging — kapper, kleding, make-up
• Boetes — verkeersboetes, bestuurlijke boetes, ook buitenlandse
• Telefoonabonnement voor de vaste aansluiting in je woning
• Algemene literatuur — vakliteratuur mag wel
• De inkomensafhankelijke bijdrage Zvw
• Eten tussendoor — tenzij je voor je werk zo lang van huis bent dat je daar niet kunt eten
• Cursussen die niets met je vak te maken hebben — een opleiding moet aansluiten op je onderneming. Vakinhoudelijke congressen en seminars zijn wél aftrekbaar, met de beperking hierboven
• Kosten zonder enig zakelijk karakter

De werkkamer thuis

Dit is de kostenpost waarover de meeste misverstanden bestaan. De kosten van een werkkamer in je koopwoning zijn in principe niet aftrekbaar.

Er is één uitzondering, en die is streng. De ruimte moet:

• naar verkeersopvatting een zelfstandig deel van de woning zijn — in de praktijk betekent dat meestal een eigen opgang en eigen sanitair, zodat je hem apart zou kunnen verhuren;
• én je moet er een groot deel van je inkomen verdienen. Heb je elders geen werkruimte, dan geldt een lichtere toets dan wanneer je die wel hebt.

Een zolderkamer of een hoek van de woonkamer voldoet niet, hoe zakelijk je hem ook gebruikt. Een aangebouwde praktijkruimte met eigen opgang en toilet kan wel kwalificeren.

Wat je wél mag aftrekken: de inrichting die je zakelijk gebruikt — je bureaustoel, je computer, je monitor.

Kosten van vóór je start

Heb je kosten gemaakt voordat je onderneming officieel liep? Marktonderzoek, een website, advies, apparatuur? Die mag je meenemen in je eerste jaar.

Je mag terugkijken tot vijf jaar vóór je start, mits er in die periode geen inkomsten tegenover stonden en je ze niet eerder hebt afgetrokken.

Kort samengevat

• Kosten zijn aftrekbaar als ze zakelijk zijn en binnen redelijke grenzen blijven.
• Voor eten, representatie en congressen geldt een drempel van €5.700 — of je kiest voor 80% aftrek.
• Gewone kleding is nooit aftrekbaar; werkkleding met een logo van 70 cm² wel.
• Zakelijke kilometers met je privéauto: €0,25 per kilometer.
• Boetes, persoonlijke verzorging en je vaste telefoonabonnement zijn nooit aftrekbaar.
• Een werkkamer thuis alleen bij een zelfstandig deel van de woning.
• Kosten tot vijf jaar vóór je start mag je meenemen in je eerste jaar.

Dit artikel is bijgewerkt in augustus 2026 en beschrijft de hoofdregels voor ondernemers in de inkomstenbelasting. Voor specifieke beroepsgroepen gelden soms afwijkende regels. Twijfel je over een bepaalde kostenpost, leg hem dan voor voordat je hem in je administratie zet — achteraf corrigeren kost meer tijd dan vooraf vragen.